كلمة لاتينية الأصل، بمعنى المكتب أو الديوان أو المكان الذي تُصرف فيه الأعمال الحكومية. 

على الرغم من "السمعة السيئة" للمصطلح في الأوساط الشعبية، حيث يرادف التعنت في الإجراءات والخضوع لآليات الروتين المرهقة، فإنه في ذاته لا يعني إلا الأسلوب المتبع لتنظيم الأعمال وتوزيع المهام وتحديد المسئوليات في المؤسسات، وفقًا لمنظومة القوانين والتشريعات المعمول بها.

النظام البيروقراطي ذو جذور تاريخية عميقة، فقد كان قائمًا في الدولة المصرية القديمة وروما والصين، والجانب الأكبر من نجاح هذه الأنظمة العريقة، صانعة الحضارات، مردود إلى الأخذ بالأسلوب البيروقراطي الفعال لتنظيم العمل.

مع ظهور وسيادة النظام الرأسمالي، اكتسبت البيروقراطية مزيدًا من النفوذ والتأثير، فقد تعددت المؤسسات والشركات العملاقة ذات الأنشطة المتشعبة، وتوافق مع ذلك تطوير علمي وتقني يحتاج إلى قدر كبير من المهارة الفنية والتخصص العلمي والتنظيم الدقيق.

للبيروقراطية مجموعة من السمات والملامح: توزيع الأعمال والمهام وتنظيمها بما يتوافق وأهداف المؤسسة، التسلسل الهرمي للسلطة، خضوع دولاب العمل لمجموعة متناسقة من الأحكام والقرارات التي تستهدف ضمان أداء جميع الأعمال، قيام الموظف بأداء مهامه الوظيفية بصفة رسمية لا شخصية، اعتماد التوظيف على أسس ومعايير الكفاءة والمهارة.

يذهب كثير من المفكرين إلى خطورة البيروقراطية على جوهر النظام الديمقراطي، ويطالبون بضرورة إيجاد الوسائل المناسبة للحد من هيمنة وسيطرة البيروقراطية، وتحويل هذه الوسائل إلى عوامل دافعة لاحتفاظ الديمقراطية بفاعليتها في إطار البيروقراطية، بما يحقق التوازن بينهما.